Reglementation

REGLEMENTATION

  • 1 - Qu'est-ce que les archives ?
  • 2 - Rôle et responsabilité du Maire
  • 3 - Rôle de l'Etat et des Archives départementales
  • 4 - Rôles du Conseil Général de la Savoie
  • Annexes : les principaux textes réglementaires

1 - QU'EST-CE QUE LES ARCHIVES ?

Les archives ne sont pas uniquement de vieux papiers qui n'ont plus d'utilité : quel que soit l'âge d'un document (1 jour ou 500 ans) il doit être traité de la même façon !

La loi du 3 janvier 1979 les définit comme "l'ensemble des documents, quelle que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité".

  • Un document fait partie des archives dès sa création par la collectivité.
  • Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques, les disquettes, sont également des archives.
  • Il faut distinguer les archives de la documentation (journaux, périodiques, documents d'information) qui peut être éliminée.

Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat (voir bordereau d'élimination). Elles ne peuvent pas être confiées à un musée, une personne privée ou une association.

Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C'est la garantie de leur intégrité et de l'accès de chaque citoyen.

En cas de suppression d'une commune, les documents appartenant à la commune qui disparaît doivent être versés aux Archives départementales.

En cas de fusion de communes, il est indispensable de ne pas mélanger les documents des communes antérieurs à la fusionSelon les cas, les archives seront rassemblées dans les mêmes locaux ou conservées dans les anciennes mairies. Prévenir rapidement le directeur des Archives départementales qui aidera à résoudre toute difficulté éventuelle

Les documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d'archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de deux mille habitants, sont obligatoirement déposés aux Archives du département, sauf dérogation accordée par le représentant de l'Etat dans le département sur la demande du maire.

2 - ROLE ET RESPONSABILITÉ DU MAIRE

- Le Maire est responsable des archives de sa commune, civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal)

Il doit les conserver :

  • pour la gestion des affaires communales
  • pour la justification des droits de la commune
  • pour la sauvegarde de la mémoire de la commune

La responsabilité des maires s'est accrue depuis les années 1980. Aujourd'hui, les archives communales sont des documents uniques. Dans la plupart des cas, les pièces transmises aux autres administrations et collectivités (Préfecture, DDE, tribunal, etc.) sont détruites.

Les communes sont propriétaires de leurs archives à l'exception de certains documents comme l'état civil ou le cadastre, dont la propriété demeure à l'Etat.

- Une dépense obligatoire.

Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les communes : art. L. 2321-2 du Code Général des Collectivités Territoriales

3 - ROLE DE L'ETAT ET DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES

- Contrôle scientifique et technique

Les archives communales, en tant qu'archives publiques, sont soumises au contrôle scientifique et technique de l'Etat. Le Préfet exerce ce contrôle par l'intermédiaire du directeur des Archives départementales.

Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour vérifier la composition des archives et leur état de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction d'un rapport, signé sous couvert du Préfet et adressé au Maire.

Ces rapports existent en Savoie depuis 1863.

- Le récolement : un acte réglementaire

Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l'ancien au nouveau maire.

Ce procès-verbal doit être accompagné d'un inventaire détaillé des dossiers communaux ou à défaut d'une liste des principaux documents : le récolement.

La rédaction de ce récolement requiert une grande précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence en mairie des archives qui lui ont été confiées lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés pendant l'exercice de son mandat.

Il permet au nouveau maire de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

- Aménagement des locaux d'archives

Les travaux effectués dans les locaux consacrés aux archives doivent être soumis au Préfet pour autorisation et visa.

- Conseil et assistance

Les Archives départementales sont à la disposition des communes pour les aider à résoudre les problèmes pratiques liées à la conservation et au traitement des archives.

Les Archives peuvent fournir des adresses de relieurs et de restaurateurs, de fournisseurs de matériel (rayonnage, boîtes, sangles)

Elles peuvent également fournir tous les textes réglementaires relatifs aux archives.

4 - ROLE DU CONSEIL GENERAL DE LA SAVOIE

Lorsque qu'une commune embauche un archiviste professionnel pour classer ses archives, elle peut prétendre (sous certaines conditions) à une subvention du Conseil Général. Cette subvention peut aller jusqu'à 25% de la totalité des frais engagés.

Ne pas hésiter à contacter les Archives départementales pour avoir plus de renseignements.

Annexes : Textes normatifs et réglementaires relatifs aux archives

Voir le site de la direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/textenorme/index.html

Archives départementales de la Savoie

244, quai de la Rize
73000 Chambéry

Département de la Savoie

Château des Ducs de Savoie
CS 31802 - 73018 Chambéry Cedex