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Méthode de classement en séries thématiques

METHODE DE CLASSEMENT EN SERIES THEMATIQUES

Proposition en 5 étapes pour traiter un vrac
  • 1ère étape : séparer la documentation des archives communales.
  • 2ème étape : séparer physiquement les différentes archives
  • 3ème étape : répartir les archives en fonction des Séries thématiques
  • 4ème étape : numérotation et rédaction de l'inventaire (voir Annexe n°1 et 2)
  • 5ème étape : le rangement
  • Annexe n°1 : Inventaire
  • Annexe n°2 : Inventaire des documents éliminables

Un vrac d'archives est composé de plusieurs types de documents (des registres, des dossiers, des feuilles volantes, des cartes, des plans, des disquettes) qui n'ont jamais été classés méthodiquement.

Dans la majorité des communes de notre département, les archives peuvent se répartir entre le secrétariat de la mairie, les bureaux, le grenier, la cave, le garage communal, la salle d'archivage : il est donc impératif de faire le tour des locaux communaux avant d'entreprendre quoique ce soit !

1ère étape : séparer la documentation des archives communales.

La documentation administrative se compose de journaux, périodiques, documents d'information, publications officielles : actes administratifs, bulletins des lois, circulaires, instructions.

Ces documents ne sont pas des archives communales. Ils peuvent être détruits !

2ème étape : séparer physiquement les différentes archives

- Selon leur ancienneté. Les archives antérieures à 1792 et celles postérieures à cette date se classent différemment. Les séparer avant d'entamer le classement (voir cadres de classement).

- Selon leur provenance. La mairie peut conserver des archives qui ne sont pas issues de l'administration communale :archives des syndicats intercommunaux, de la justice de paix, archives personnelles des élus, archives de communes fusionnées. Ces documents constituent des fonds distincts : ils sont classés à part.

3ème étape : répartir les archives en fonction des Séries thématiques

- Examiner toutes les archives, les regrouper en tas sur une grande table, en fonction des séries auxquelles elles appartiennent :

Exemple : tout ce qui concerne les bâtiments dans la série M (mairie, église, école), les pièces comptables en série L (budgets, factures, comptes), les registres de délibérations en série D, etc.

- A partir des tas, reconstituer les dossiers

Par objet : église, reconstruction : 1887-1889

registre des délibérations : 1910-1920

ou par chronologie : église : reconstruction, travaux divers : 1887-1920

délibérations municipales : 1910-1960 (3 registres)

ou par types de documents : plans de l'église : 1887-1950

- S'occuper des éliminations : une partie des dossiers communaux ne sera jamais archivés de manière définitive.

Lorsqu'on traite un vrac d'archives, on trouve obligatoirement des documents que l'on peut jeter immédiatement. On en dresse une liste, appelée "bordereau d'élimination" que l'on adresse aux Archives départementales pour obtenir le visa de destruction.

Quant aux documents éliminables à plus ou moins long terme, (quelques mois ou années) la collectivité doit pouvoir les ranger et les retrouver. Pour cela, il faut les inventorier (voir Annexe n°2)

4ème étape : numérotation et rédaction de l'inventaire (voir Annexe n°1 et Annexe n°2

Archives anciennes : les dossiers sont simplement numérotés dans l'ordre chronologique à l'intérieur des séries (AA 1…. AA 3, CC 1…CC 5, etc)

Archives postérieures à 1792 : les dossiers reçoivent deux numéros et une lettre.

Exemple : 1 L 3, signifie que le dossier appartient à la série L (finances de la commune), à la sous série n°1 (budgets et comptes) et qu'il porte le numéro 3.

La rédaction d'un index alphabétique, renvoyant au numéro du dossier, facilite les recherches.

5ème étape : le rangement

Chaque dossier est rangé dans une boite sur laquelle est notée sa cote. La boite est ensuite rangée sur une étagère.

On peut regrouper dans un coin les archives antérieures à 1792, qui constituent un fonds clos. Le reste des archives modernes et contemporaines est réparti dans la salle d'archivage, en fonction des Séries alphabétiques.

ANNEXE n°1

INVENTAIRE

Des exemples d'inventaires sont sur www.sabaudia.org

- Rédaction de l'inventaire

Exemple à partir d'un vracd'archives composées entre autres d'un registre de baptêmes de 1640 déposé en mairie par le curé, d'un registre du cadastre de 1738 retrouvé dans le grenier pendant des travaux, les budgets des 5 dernières années, des dossiers du personnel, les dossiers de travaux pour la voirie, des documents sur la reconstruction de l'église, les appels d'offres non retenues de 1999 pour la réfection du clocher de l'église, les factures de 1990, les registres de délibérations, etc.

Le registre paroissial va en série GG, le cadastre de 1738 en série CC, les budgets vont en série L, les dossiers du personnel en série K, les dossiers de travaux pour la voirie en série O, les délibérations en série D, l'église en série M.

Pour les documents éliminables, voir Annexe n°2

Inventaire des archives communales

Commune de ….

Séries anciennes

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…..
CC 22 Registre journalier1738-1850

CC 23

Tabelle alphabétique

1738

…..  
GG 14Registre des baptêmes, mariage et sépultures1623
GG 15 Registre paroissial des baptêmes, mariages et sépultures1640

Séries modernes

Série D

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
1 D 10

Délibérations municipales
. 3 registres

1910-1960

Série L

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
1 L 15 Budgets1985-1992
1 L 16Budgets1993-2002

Série K

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
1 K 22 Dossiers du personnel : C à M1986-1999
1 K 22Dossiers de personnel : K à O

2000-2003

Série M

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
M 3

Eglise : reconstruction

1887-1889

Série O

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
1 O 45Chemins de la Cardinière : travaux 2000
1 O 46 Chemin

n°12 : travaux

2002

ANNEXE n°2

INVENTAIRE DES DOCUMENTS ELIMINABLES

- 1ère méthode

Les documents éliminables à plus ou moins long terme peuvent être inventoriés avec l'ensemble des archives et rangés au même endroit :

Série L

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
1 L 15 Budgets 1985-1992
1 L 16

Budgets

1993-2002
1 L 17Factures 1990 (éliminables en 2001)

- 2ème méthode

Les documents éliminables peuvent être inventoriés dans une nouvelle série EL (pour : ELIMINABLES), et regroupés dans un coin de la salle d'archivage.

Série EL

CotesIntitulé du dossier

Dates extrêmes

…….
EL 22 Factures 1990-2001
EL 23

Appels d'offre non retenues

1999-2005

Voir Les éliminations, comment faire

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