Vous êtes ici : Accueil » Collecte/conservation » Archives communales : dossier technique destiné aux mairies » Méthode de classement continu (coté W)

Méthode de classement continu (coté W)

METHODE DE CLASSEMENT CONTINU OU EN "SERIE W"
  • 1 - Principes de base
  • 2 - Comment passer des séries thématiques au classement en série W
  • 3 - Comment traiter un vrac en 3 étapes
  • 4 - Annexes : bordereau de versement et bordereau d'élimination (exemples

1 - Principes de base

- Un système de classement pour les communes de grande taille

Bien adapté aux communes importantes dotées de plusieurs Services qui génèrent de nombreuses archives, le classement en W est d'abord un système de numérotation des dossiers d'archives par "versement".

Qu'est ce qu'un versement :

Lorsqu'on se sert des Séries thématiques, au moment de l'archivage les dossiers d'un même Service sont séparés et répartis par thèmes :

- par exemple, si le Service comptabilité de la mairie X s'occupe à la fois des budgets et des dossiers du personnel, au moment de l'archivage les budgets vont en série L et les dossiers de personnel en série K.

Dans le cadre de la série W, on maintient groupés les dossiers émis par le même Service. L'ensemble de ces dossiers constitue un versement. Au moment de la cotation (ou numérotation), les dossiers recevront tous le même numéro de versement.

- Une cotation pour les archives contemporaines

Si la mairie X a eut jusqu'à ce jour un système de classement en séries alphabétiques, elle l'interrompt à une date arbitraire (fin 2002 par exemple) et débute le W à partir de l'année 2003.

Si ses archives n'ont jamais été classées, elle démarre le W en 1940 : tout ce qui précède doit être classé en fonction des séries thématiques/

2 - Comment passer des séries thématiques au classement en W exemple de la mairie X, dont les archives ont été, jusqu'à la fin de l'année 2002, classées en fonction des Séries thématiques

Bordereau de versement et numérotation

La mairie X choisit de mettre fin au classement en Séries thématiques fin 2002.

En janvier 2003, les agents du Service technique confient à l'archivage 30 dossiers qui constituent un premier versement. L'agent responsable de l'archivage rédige la liste de ces dossiers en précisant bien leur contenu et leurs dates extrêmes. Cette liste s'appelle un bordereau de versement.

L'agent attribue un numéro au versement. Ce sera le 1 W, puisqu'il est le premier ! Puis il numérote les 30 dossiers de 1 W 1 à 1 W 30 et les installe sur une étagère.

Dans les deux jours qui suivent, le Secrétariat général lui apporte 10 boites. Il numérote ce nouveau versement 2 W 1 à 2 W 10. Lorsque le Service Technique, un peu distrait, s'avise trois semaines après, de lui donner encore 20 boites, il les numérote 3 W 1 à 3 W 20.

Ces deux nouveaux versements sont déposés sur les étagères, à la suite du 1 W.

Les bordereaux de versement sont rédigés en deux exemplaires au moins : le Service d'où proviennent les archives, que l'on appelle le Service versant, en conserve un, l'autre exemplaire est conservé par l'agent responsable de l'archivage.

Les éliminations

Certains dossiers communaux sont destinés à être détruits à plus ou moins long terme (quelques mois ou années). Pendant ce laps de temps, la collectivité doit être en mesure de les conserver. Et pour cela, il faut les inventorier.

A partir des bordereaux de versement, l'agent responsable repère les dossiers éliminables. Il les conserve dans le versement, les numérote comme le reste des archives et les range au même endroit. Toutefois il précise sur le bordereau la date à laquelle ils seront éliminés.

Cette méthode est la plus simple à mettre en ½uvre.

3 - Comment traiter un vrac en 3 étapes

Un vrac d'archives contemporaines est en général composé de dossiers assez faciles à identifier : on peut estimer qu'un Secrétaire de mairie retrouve facilement 40 années d'archives.

Le "vrac complet" est plutôt réservé aux archives plus anciennes (XIXe et début XXe siècle).

- 1ère étape : le récolement

Faire le récolement des archives consiste à dresser un inventaire sommaire de toutes les archives qui se trouvent dans tous les Services municipaux. On peut aller jusqu'à préciser l'emplacement des dossiers sur les étagères ou dans les armoires.

Le récolement est un véritable instrument de travail : il donne la composition des archives, leur date, permet de savoir où elles se trouvent, de repérer ce qui peut être éliminé et donc de préparer le classement définitif.

- 2ème étape : répartir les archives

- Selon leur ancienneté : les archives antérieures à 1940 doivent être classées en fonction des Séries thématiques.

- Selon leur provenance : voir classement en séries thématiques, 2ème étape

- 3ème étape : Les versements fictifs et les éliminations

Définition :

A partir du récolement, on constitue des versement fictifs, c'est à dire qu'on attribue les archives, plus ou moins arbitrairement, aux Services municipaux, en fonction de leurs compétences au moment où l'on fait le classement : les dossiers d'aide sociale au CCAS, les dossiers de travaux aux Services techniques, etc.

Cette opération exige une bonne connaissance des attributions respectives des Services municipaux.

Les versements fictifs réalisés, on rédige les bordereaux de versement. On range les dossiers dans des boites, on note leur cote et on installe les versements sur les étagères, les uns à la suite des autres.

Les éliminations

Même méthode que ci-dessus

4 - Annexes

ARCHIVES MUNICIPALES DE X : BORDEREAU DE VERSEMENT

N° du versement : 1 W

service versant : service technique

date du versement : 15 janvier 2003

nombre d'articles : 30

Numéro

Intitulés

Dates extrêmes

Observations

1 W 1

Rue de Saint Pierre : travaux d'élargissement

1998

1 W 2

Impasse des clefs : travaux de raccordement des eaux usées

1999

1 W 3

Collège Saint François : appel d'offre non retenues

1995

Eliminable

1 W 4

Arrêtés temporaires de voiries

1994

Eliminable

……

……

……

1 W 30

Plan de prévention des risques naturels

1996-1999

ARCHIVES MUNICIPALES DE X : BORDEREAU D'ELIMINATIONS

N° du versement : 1 W

service versant : service technique

date du versement : 15 janvier 2003

nombre d'articles : 2

Numéro

Intitulés

Dates extrêmes

1 W 3

Collège Saint François : appel d'offre non retenues

1995

1 W 4

Arrêtés temporaires de voiries

1994

Signature du Maire Visa des Archives départementales

Archives départementales de la Savoie

244, quai de la Rize
73000 Chambéry

Département de la Savoie

Château des Ducs de Savoie
CS 31802 - 73018 Chambéry Cedex