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Les Archives départementales déménagent… virtuellement !

Depuis le 15 janvier dernier, les Archives départementales de la Savoie offrent sur leur site internet une nouvelle interface de recherche dans les inventaires et d’accès aux images numérisées...

Voici un article de "la Rubrique des patrimoine de Savoie" consacré à cet évènement. (N° 35, juillet 2015)

Bienvenue dans une nouvelle ère.

Depuis le 15 janvier 2015, les Archives départementales de la Savoie offrent sur leur site internet une nouvelle interface de recherche dans les inventaires et d’accès aux images numérisées.

En effet, bien que le nombre d’inventaires diffusés sur Internet est très supérieur à la moyenne des départements français, la méthode utilisée, datant de 1999 et désormais ancienne, présentait de nombreux inconvénients et n’utilisait pas les possibilités de recherche de l’informatique actuelle.

Jusqu’à ce jour, le site internet proposait, entre autres menus, une arborescence de présentation des instruments de recherche. Elements indispensables à toute recherche et clés d’accès à la description des documents, ils étaient organisés suivant les séries réglementaires du cadre de classement des archives en France. Le chercheur devait parcourir une à une chacune des branches thématiques de ce cadre de classement pour trouver les références qui l’intéressaient. Il n'existait pas de solution simple d'interrogation par mot-clé. La lecture des différents inventaires au format pdf était alors la seule solution.

Les archives numérisées étaient organisées en parallèle dans un autre menu. A chaque campagne de numérisation extérieure il était nécessaire de définir et de faire mettre au point un moteur de recherche spécifique. S’y ajoutait une arborescence pour les documents numérisés à l'unité en interne.

Malgré ces différents systèmes d'accès en ligne, certains documents étaient introuvables sur le site internet : les archives postérieures à 1940 étaient inventoriées dans une base de données et sous une forme non exportable sur internet.

Enfin, les inventaires étaient présentés à plat, en 2D, sans montrer les niveaux d’imbrication des différents dossiers et la finesse de l’analyse allant dans certains cas jusqu’à la pièce, en particulier pour les fonds anciens.

 

Les moteurs de recherche thématiques et les plans de classement (à gauche)


Une innovation majeure

Le système de gestion des inventaires qui vient d'être rendu accessible au public permet d’appréhender les inventaires et les archives en 3D. Comme un plan sur lequel on peut ne voir que le tracé dessiné par le cartographe ou voir également le fond de carte sous forme d’image satellite, ou comme une image en relief. Cela permet d'appréhender l'une des formes de complexité des archives.

Aujourd'hui, si la recherche est toujours possible dans l’arborescence des instruments de recherche suivant le plan de classement, elle est surtout prévue de manière transversale dans tous les inventaires disponibles, quelle que soit la période, la provenance ou la nature juridique des fonds par le biais de formulaires de recherche.

Différents niveaux de recherche sont proposés : recherche simple ou recherche guidée. Le premier cas est surtout utilisé pour une recherche sur un mot (sceau), une suite de mots ("pont des Carmes"), une combinaison de mots ou de dates (Chambéry et 1944), une cote ("9M5 1") ou une série ("série SA")... La recherche guidée quant à elle propose différents formulaires de recherche : généraliste (tous fonds) ou spécialisés par type de documents (registres d’état civil, de matricules militaires, de recensement de population…), par période (archives anciennes, modernes ou contemporaines), par provenance (archives communales déposées, archives d’origine privées), par type de contenu (fonds iconographiques…). L'idée était de fournir aux lecteurs des accès rapides aux fonds les plus demandés. Chacun trouvera donc le formulaire de recherche le plus pertinent pour ses besoins.

Autre innovation majeure, l'accès direct aux documents numérisés depuis les instruments de recherche. Si le document est numérisé, son descriptif comporte un lien qui permet de l’ouvrir directement dans le visualiseur. Il est également possible de ne rechercher que les documents numérisés en cochant une petite case dans le formulaire de recherche que l'on utilise.

Vers de nouveaux horizons

Enfin, le système s'est enrichi de données supplémentaires. Les inventaires des archives contemporaines (postérieures à 1940) sont désormais accessibles via le site internet, ce qui constitue une originalité dans le paysage archivistique français.

Certes, il est nécessaire de prendre ce nouvel outil en main. Comme dans un déménagement classique, l’environnement change et il faut trouver de nouveaux repères, surtout lorsque les lieux s’avèrent beaucoup plus vastes.

Pour éviter que les lecteurs se perdent, les archivistes ont rédigé des fiches d’aide à la prise en main : les « trucs et astuces », où et quand faut-il mettre des guillemets, comment retrouver rapidement les inventaires en version pdf, ne pas oublier de cocher la case « documents numérisés » pour filtrer les résultats et faire ressortir uniquement les documents consultables en ligne… Des fiches d’aide méthodologique et des introductions techniques ont également été rédigées. Elles ne répondent pas directement à une interrogation du type « j’ai besoin d’une transcription hypothécaire de l’acte d’achat de sa maison par ma grand-mère » mais permettent aux lecteurs d’avoir la procédure pour réaliser leur recherche pas à pas et trouver leurs documents. Une touche de rigueur, un doigt de patience et une pincée de ténacité constitue une recette idéale pour les recherches d’ordre administratif.

Et dans le domaine des recherches historiques, le nouveau système Mnesys permet de faire remonter des réponses d’une grande profondeur et d’une grande diversité et parfois inattendues.

Une petite réserve cependant dans ce nouveau champ d’exploration : les délais de communicabilité légaux. Repérer un document est une chose, y avoir accès peut en être une autre. En effet, la loi protège notamment la vie privée des personnes par un délai de communicabilité de 50 ans. Pour des recherches dans les fonds contemporains, il vaut donc mieux se renseigner (ad@savoie.fr) avant de venir en salle de lecture pour consulter ces documents. D’autant que notre nouveau système n’affiche ce type d’information que de manière incomplète.

En effet, les éléments de communicabilité des documents, qu’ils soient d’ordre matériel (document dégradé) ou d’ordre réglementaire (délai de communicabilité), sont gérés dans un module qui n’est pas encore installé aux Archives départementales de la Savoie.

Méthodologie de gestion de chantier

L’équipe des Archives départementales, appuyée par la Direction des systèmes d’information, a dû segmenter le chantier du déménagement virtuel. Priorité a été donnée aux instruments de recherche et aux fonds numérisés. Cette opération de transfert a pris quatre ans. Il a en effet fallu recenser tous les lieux où nous avions des données et toutes leurs formes, vérifier la cohérence de ces données et les requalifier ; définir les espaces de rangement des différents types de données dans le nouveau système et flécher le rangement de nos données dans ces nouveaux espaces. Quand il s’agit de 300 000 notices documentaires, ce n’est ni simple ni facile. L’équipe a connu de beaux moments ! D’autant que le prestataire, que nous avions retenu, pourtant reconnu dans ce domaine, a eu du mal à suivre, peu habitué à une telle masse de données et une telle complexité de structure.

Et ce n’est pas fini…

Le déménagement des fonctions de gestion, de localisation des fonds et surtout de communication en salle de lecture est prévu pour 2016. Cette opération devrait notamment permettre de fluidifier la commande des documents en salle de lecture et même offrir la possibilité de réserver depuis le site internet.

Enfin, il reste un chantier quotidien pour les archivistes : améliorer encore et toujours l'accessibilité des instruments de recherche et la qualité des données de description des documents. A suivre !

 

Sylvie Claus
avec la collaboration
de Patrick Stoppiglia
et d'Anita Besenval

Formulaire de recherche

Journées Européennes du Patrimoine 2017

Découverte du bâtiment et des missions d’un archiviste.
Visites guidées - samedi et dimanche (durée 45 minutes).

Conférences historiques (durée 45 minutes)
Samedi 16 septembre - 14h15 et 16h15.

Exposition temporaire "La Savoie dans la guerre, 1914-1917"
Visite libre.

Animation musicale (durée 30 minutes)
Dimanche 17 septembre - 14h00-18h00.

En savoir plus

 

Archives départementales de la Savoie

244, quai de la Rize
73000 Chambéry

Département de la Savoie

Château des Ducs de Savoie
CS 31802 - 73018 Chambéry Cedex