Vous êtes ici : Accueil » Infos pratiques » Règlement intérieur

Règlement intérieur de la Salle de lecture

Arrêté portant règlement intérieur de la salle de lecture des Archives départementales de la Savoie

 

 

 

Le Président du Conseil général de la Savoie

 

 

 

VU le code de la propriété intellectuelle

VU le code général des collectivités territoriales

VU le code du patrimoine et notamment son livre II ;

VU la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux Archives ;

VU la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983 modifiée relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements et l’État

VU la loi n° 80-532 du 15 juillet 1980 relative à la protection des collections publiques contre les actes de malveillance

VU la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par l'ordonnance n° 2009-483 du 29 avril 2009 prise en application de l'article 35 de la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives ;

VU le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques ;

VU le décret 92-478 du 19 mai 1992 relatif à l'interdiction de fumer dans les lieux publics, modifié par le décret n° 2006-1386 du 15 novembre 2006 fixant les conditions d'application de l'interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif ;

VU le décret n° 88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales ;

VU le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 ;

VU le décret n° 79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques, modifié par le décret n° 2009-1125 du 17 septembre 2009 ;

VU l'ordonnance du 29 avril 2009 concernant les lois de communicabilité des archives,

ARRÊTE

 

Conditions d'accès aux Archives départementales

Article 1 – La salle de lecture est composée d’espaces de recherche et de consultation qui sont ouverts du mardi au vendredi de 9h00 à 17h00 sans interruption.

La fermeture annuelle est fixée au mois de décembre pendant les vacances scolaires. Les autres fermetures, imposées par nécessité de service, sont annoncées par le directeur des Archives départementales dans la mesure du possible 15 jours à l’avance. Un affichage est prévu à cet effet à l’intérieur et à l’extérieur du bâtiment ainsi que sur le site internet des archives départementales.

Article 2 - Les espaces de recherche et de consultation sont consacrés à la consultation des inventaires, des usuels, des ouvrages de bibliothèques, des documents originaux ou sur support de substitution ; leurs accès est libre et gratuit.

Article 3 – L’accès aux espaces de recherche et de consultation est soumis à l’inscription régulière de chaque lecteur sur la base d'un justificatif d'identité officiel comportant une photographie.

Les informations constitutives de l’identité du lecteur et exigibles de celui-ci sont les suivantes : nom, prénom (s), date de naissance, type de pièce d’identité produite en justification, domicile et éventuellement adresse temporaire. L’inscription doit être renouvelée chaque année.

Conformément aux recommandations de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), les lecteurs disposent d'un droit permanent d'accès et de rectification des informations les concernant. Ce droit s'exerce sur simple demande, sous réserve d'un justificatif d'identité.

Les informations personnelles contenues dans le fichier des lecteurs ne seront utilisées que pour des courriers de nature administrative et ne seront pas transférées à des tiers sans l'accord des personnes concernées.

Article 4 –. Les objets susceptibles de dissimuler un document, tels que manteau, serviette, housse d'ordinateur, chemise cartonnée, ne sont pas autorisés en salle de lecture (cette liste n'étant pas exhaustive).

Des vestiaires fermés sont à disposition du public, ils ne sont pas surveillés. Les lecteurs sont invités à ne pas y déposer d’objet de valeur, et à ne rien y laisser en dehors des heures d'ouverture au public. Le Conseil général décline toute responsabilité en cas de vol.

En cas de nécessité, notamment pour raison de sécurité, les vestiaires pourront être ouverts par le personnel des Archives départementales.

 

La salle de lecture

Article 5 - Les documents d’archives sont précieux et fragiles, pour cette raison, ne sont pas admis en salle de lecture :

  1. Les animaux (hormis les chiens d’assistance aux non-voyants),
  2. La nourriture et les boissons,
  3. Les trousses et leur contenu : blanc correcteur, stylo encre ou bille, feutre, ciseaux, cutter…et de manière générale tout objet susceptible de détériorer les documents.

Article 6 - La salle de lecture est placée sous la responsabilité d'un président de salle qui assiste et conseille les lecteurs, sans toutefois se substituer à eux dans leur recherche sur les documents.

 

Article 7 - Les lecteurs sont admis en salle de lecture dans la limite des places disponibles, à raison d'une personne par espace de consultation. Si toutes les places sont occupées, les lecteurs sont invités à patienter ou à revenir ultérieurement.

Article 8 – La salle de lecture est un lieu de travail, le silence est de rigueur ainsi qu’une tenue, une hygiène et un comportement correct. Un espace convivial est à la disposition des lecteurs dans l'entrée du bâtiment.

Article 9 - La salle de lecture est un lieu affecté à un usage collectif. Conformément aux dispositions réglementaires en vigueur (Décret 2006-1386, du 15 novembre 2006), il est strictement interdit d’y fumer.

Article 10 - L’usage de téléphones portables n’est pas autorisé en salle de lecture ; si pour des raisons professionnelles le lecteur doit garder un portable à proximité, il devra impérativement mettre l’appareil en mode silence. De même, les appels téléphoniques à l’intention des lecteurs ne sont pas transmis.

Article 11 : L’utilisation des ordinateurs de la salle de lecture est réservée à un usage en lien avec les archives, notamment la consultation des inventaires. Aucun travail personnel ne peut y être entrepris.

En revanche, l’utilisation des ordinateurs portables personnels est autorisée ; des prises électriques sont à la disposition des lecteurs.

Article 12 - Le directeur des Archives départementales et le personnel désigné pour présider la salle de lecture sont habilités à prendre, le cas échéant, toute mesure exigée par la sécurité des personnes et des documents, y compris l'interruption immédiate de consultation et l'évacuation du bâtiment.

En cas de signal d’alarme, le personnel des Archives départementales donnera les consignes de sécurité nécessaires.

Les lecteurs sont tenus de respecter ces consignes de sécurité sous peine d'engager leur responsabilité personnelle et d'être immédiatement exclus.

 

La communication des documents

Article 13 - Les documents d'archives publiques sont librement consultables, sous réserve des délais particuliers prévus par la loi pour certaines catégories de documents administratifs.

La loi offre la possibilité de demander dérogation pour permettre la consultation de documents en principe non communicables. Ces demandes de dérogation sont instruites auprès du service versant et du service interministériel des Archives de France. L’absence de réponse dans un délai de deux mois équivaut, aux termes de la législation, à un rejet de la demande.

Par ailleurs l’état de conservation matérielle de certains documents peut conduire le directeur des Archives départementales à en interdire la consultation par mesure de sécurité. Dans cette hypothèse, le demandeur peut obtenir reproduction du document concerné (à ses frais) et en respectant strictement le cahier des charges de prise de vue d’un document historique, donc sous réserve que la reproduction soit techniquement réalisable sans détériorer le document. Le directeur des Archives départementales est habilité à vérifier le respect des conditions de prise de vues et, en cas de non-respect des prescriptions, le cas échéant à imposer à l’opérateur de modifier ou d’interrompre cette prise de vue.

Quel que soit le motif, en cas de refus de communication d’un document d’archives publiques, que ce refus soit explicite ou résulte d’une absence de réponse dans un délai de deux mois, le demandeur peut saisir la Commission d’accès aux documents administratifs qui donnera un avis sur ce refus de communication.

Article 14 - Les heures de levées sont affichées en salle de lecture, le lecteur est invité à en prendre connaissance. Elles sont interrompues entre 11 h 15 et 13 h 00 et cessent après 16 h 15.

Article 15 - Pour demander un document, le lecteur devra remplir un bulletin de commande et le déposer dans la bannette prévue à cet effet afin que le président de salle en assure l’enregistrement.

Article 16 - Les documents peuvent être réservés pour une séance ultérieure. Cette demande peut être faite soit directement auprès du président de salle, soit par fax ou courriel à l’adresse mail du service. Pour éviter les erreurs, notamment au téléphone, aucune réservation ne sera prise sans trace écrite.

Article 17 - Pour les documents consultés le samedi matin, les demandes doivent être déposées ou transmises par fax ou par courriel, la veille avant 16h00.

Article 18 - Le nombre d'articles communiqués est fixé à 10 par jour. Ce nombre peut être augmenté en fonction de l'affluence en salle de consultation et des possibilités du service.

Les usuels en libre accès sont consultables sans limitation du nombre d'articles.

Article 19 - Il est formellement interdit de déplacer les documents hors de la salle de lecture.

Article 20 - Des prolongations de consultation de documents, dont l’étude n’est pas terminée le jour de leur communication, sont possibles ; la demande doit être faite auprès du président de salle, avant 17h00.

Les documents demandés en communication et non consultés sont réintégrés, le jour même, si le lecteur n’en demande pas la prolongation.

Article 21 - La communication est strictement personnelle. Le lecteur ne peut en aucun cas confier à un autre lecteur les documents qu’il a réservés.

Article 22 - Les dommages constatés sur un document d’archives publiques peuvent engager la responsabilité de leur auteur. Toute altération ou dégradation infligée à un document fera l’objet de plainte auprès du procureur de la République et expose son auteur à des poursuites conformément aux articles 322-2 et 433-4 du Code pénal.

Article 23 - Les communications et prêts d’originaux à l’extérieur des Archives départementales sont strictement réservés aux administrations d'origine des documents ou en cas d'expositions temporaires.

 

La consultation

Article 24 - Il ne sera communiqué, à la banque de prêt, qu’une seule boîte, liasse, cédérom ou microfilm à la fois, afin d’éviter tout mélange et toute erreur de réintégration des documents ou supports.

La consultation simultanée de deux ouvrages reliés est autorisée.

Article 25 - L’ordre des documents au sein de chaque article doit impérativement être respecté. En aucun cas un document ne peut être extrait de son dossier : toute anomalie à l’intérieur d’une liasse doit être signalée au personnel des Archives départementales qui prendra en charge son reclassement.

Article 26 - En fin de consultation, les documents, rangés avec précaution dans leur boîte ou leur chemise, sont restitués à la banque de prêt, y compris pendant la pause déjeuner.

Article 27 : Un matériel spécifique est mis à la disposition des lecteurs pour faciliter la consultation :

- Des crayons à papier.

- Des poids pour maintenir ouverts les documents.

- Des gants pour protéger les supports fragiles et notamment les parchemins.

- Des marques-pages neutres pour faciliter les repérages au sein d’un registre ou d’une liasse.

Article 28 - Seul le crayon à papier est autorisé pour prendre des notes.

Il est interdit de suivre une ligne du texte à la pointe du crayon, d’utiliser les documents comme sous-main, de les annoter, de les souligner, de les crayonner ou de les reproduire par calque – sauf dans le cas particulier des travaux des géomètres-experts, si l’état du document le permet.

L'utilisation des lutrins pour la consultation des tabellions et gros registres est obligatoire.

Article 29 -Les documents originaux ayant fait l’objet d’une numérisation ne sont plus communiqués que sous cette forme sauf dans quelques cas particuliers (dépouillements, transcriptions complètes ou défauts dans la qualité de numérisation).

Article 30 - Afin de préserver les documents précieux et/ou fragiles, les fonds anciens (notamment cotes SA, G et H) font l’objet de consultation à la pièce. Le lecteur devra remplir le formulaire adéquat en mentionnant, outre la cote, les pièces qui l’intéressent.

 

La reproduction

Article 31 – Le droit d’accès aux documents découlant du Code du patrimoine est considéré comme rempli en cas de diffusion d’une reproduction numérique.

Dans les autres cas, la mise à disposition de reproductions de documents pourra demander un délai variable selon le volume de la demande.

Si un document ne peut être photocopié, le demandeur se verra proposer de recourir à ses frais aux services d’un photographe professionnel ou d’une société de reprographie.

La photocopie sur place en salle de lecture est une facilité accordée aux chercheurs dans la mesure où l’état du document le permet

Article 32 - Les reproductions effectuées par les Archives de la Savoie sont payantes, selon un tarif fixé par le Conseil général et affiché en salle de lecture.

Article 33 - Sont exclus de la photocopie :

- les documents qui, en raison de leur état matériel, de leur format ou de la nature de leur support sont susceptibles d'être endommagés par des opérations de reproduction (livres anciens, parchemins),

- les archives publiques consultées par dérogation, sauf accord explicite de l'autorité ou du service versant,

- les archives privées dont le donateur ou le propriétaire a interdit la reproduction,

Article 34 – Les photocopies sont effectuées exclusivement par le personnel en fonction des possibilités du service. En cas d’affluence, leur réalisation peut être différée.

Article 35 – Les demandes de photocopies doivent porter sur un nombre limité et précis de documents et de pages.

Un formulaire permet au lecteur de faire sa demande auprès du personnel. Ce formulaire devra être glissé à l’intérieur de l’article, au contact de la page à reproduire ; en aucun cas le document ne sera extrait de la liasse.

Article 36 - L’usage de mini-photocopieuses, de scanners, de clefs ou disques USB ou de tout autre matériel informatique à connecter sur les ordinateurs de la salle de lecture est formellement interdit.

Article 37 - L’utilisation d’un appareil photo numérique ou analogique est autorisée sous réserve de remplir un acte d’engagement avant toute prise de vue.

Article 38 – Les copies de documents réalisées par les lecteurs ou fournies par les Archives départementales sont destinées à un usage privé.

Toute réutilisation publique des documents reproduits doit faire l'objet d'une demande écrite de la part du lecteur. L’autorisation peut être subordonnée à la signature d’une licence de réutilisation gratuite ou payante selon la nature des réutilisations envisagées, en particulier en cas de réutilisation à des fins commerciales.

La réutilisation de données publiques sans autorisation ou dans des conditions non conformes aux accords de licence éventuels est susceptible de sanctions prévues par la loi.

L'utilisation privée des copies de documents ne peut être détournée à d'autres fins. A cet égard, par exemple, l’insertion d’une copie d’un document d’archives dans une publication ou sur un site Internet doit faire l’objet d’une demande d’autorisation ou de licence.

Dans tous les cas, la mention d'origine « Conseil général de la Savoie, Archives départementales, cote » doit être obligatoirement apposée.

Article 39.- L’autorisation de reproduction donnée par les Archives départementales n’implique pas une cession des droits de propriété intellectuelle et artistique éventuellement applicables aux documents. Ceux-ci ne pourront être cédés que dans le respect des dispositions prévues par le code de la propriété intellectuelle.

Article 40 - Les lecteurs qui consultent des images numérisées peuvent effectuer des tirages sur les appareils reproducteurs mis à leur disposition. Le paiement s'effectue selon les tarifs en vigueur et les modalités fixées ci-dessus (article 31).

 

Exécution

Article 41 - Le directeur général des services du département de la Savoie, le directeur des Archives départementales et le personnel placé sous son autorité sont chargés de l’exécution du présent arrêté.

Il sera publié au Recueil des Actes Administratifs [désormais RAA] du département et affiché dans la salle de lecture.

Le présent règlement peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le tribunal administratif de Grenoble, dans les deux mois à compter de son affichage en salle de lecture et/ou de sa publication au RAA.

 

Le Président du Conseil général,

Hervé Gaymard

Archives départementales de la Savoie

244, quai de la Rize
73000 Chambéry

Département de la Savoie

Château des Ducs de Savoie
CS 31802 - 73018 Chambéry Cedex